Уговор о обради података

1. Предмет, трајање и раскид

Kymiro обрађује личне податке искључиво ради пружања уговорених услуга: дигитални јеловник, пренос захтева гостију објекту, сесије за столом, рачуни за особље и партнере, те извештавање приказано у позадинском уреду. Уговор почиње израдом објекта и завршава престанком главног уговора. Може се раскинути само заједно с главним уговором.

2. Природа и сврха обраде

Прикупљање, похрана, структурирање, приказ, пренос објекту и брисање података насталих током кориштења дигиталног јеловника од стране гостију, уз технички рад, сигурност и подршку платформе. Обрада се не проводи у властите сврхе платформе Kymiro.

3. Категорије података и испитаника

Обрада обухваћа:

• Испитаници: гости објекта, запосленици објекта и контакт особе објекта.
• Подаци о гостима: одабрани производи, количине, опције и биљешке уз ставке, прелиминарни износи, накнаде за постављање и минимална потрошња, сервисни захтеви и позиви конобара, идентификатори сесије и места, необавезно самостално одабрано име за приказ, језик и поставке изгледа.
• Подаци о особљу: име, имејл адреса, улога, додељена радна станица, метаподаци о позивници и пријави.
• Технички подаци: IP адреса, временске ознаке, информације о уређају и прегледнику, записи о погрешкама.
• Госте се никада не тражи име, адреса, број телефона, имејл адреса или платна картица. Не обрађују се посебне категорије података према Арт. 9 GDPR; објекти не смију уносити такве податке у поља са слободним текстом.

4. Обрада према документираним упутама

Kymiro обрађује личне податке само према документираним упутама објекта (Арт. 28(3)(а) GDPR). Упуте су дане овим уговором, главним уговором и поставкама које објект постави у позадинском уреду. Додатне упуте морају се доставити у текстуалном облику на info@kymiro.com. Kymiro обавештава објект ако, према његовом мишљењу, нека упута крши закон о заштити података и може обуставити извршење упуте док се не потврди. Тамо где право Уније или државе чланице захтева обраду изван упута, Kymiro обавештава објект пре обраде, осим ако тај закон то забрањује.

5. Поверљивост

Свака особа овлаштена од стране Kymiro за обраду личних података обвезана је на поверљивост писмено или подлеже одговарајућој законској обвези поверљивости, те је обучена о дужностима заштите података. Обвеза остаје на снази и након завршетка њиховог ангажмана (Арт. 28(3)(б) GDPR).

6. Техничке и организацијске мере (Арт. 32 GDPR)

Kymiro одржава разину сигурности примерену ризику. Тренутне мере су:

• Енкрипција у преносу (TLS 1.2+ за сваку везу) и енкрипција у мировању за базу података и похрану датотека.
• Сигурност на разини редака у свакој таблици базе података, тако да објект може читати и писати само властите податке; гости приступају само сесији која припада њиховом месту.
• Приступ темељен на улогама: власник, водитељ, конобар, особље станице и партнер за постављање виде само оно што њихова улога захтева; продајни партнери су технички блокирани од свакодневних података о гостима.
• Аутентификација с хасхираним лозинкама, заштита од познатих процурелих лозинки, ограничења брзине пријаве и ресетирања лозинке, те краткотрајни приступни токени.
• Привилегиране операције изводе се на страни сервера с поновном провером дозвола; прегледник никада не похрањује административне веродајнице.
• Биљежење сигурносно релевантних радњи у позадинском уреду (ревизијски запис) укључујући извршитеља и временску ознаку.
• Одвојена окружења за развој и продукцију, аутоматизиране сигурносне копије с опоравком у одређеном времену и тестови опоравка.
• Минимизација података по дизајну: гости наручују без рачуна, а Kymiro не обрађује податке о платним картицама.
• Доступност и отпорност путем управљане, редундантне инфраструктуре унутар Еуропске уније.
• Редовити преглед мера; Kymiro их може променити све док се разина заштите не смањи.

7. Подизвршитељи обраде

Објект даје опште писмено одобрење за кориштење подизвршитеља обраде (Арт. 28(2) GDPR). Тренутни попис објављен је на страници подизвршитеља и део је овог уговора. Kymiro обавештава објекте о сваком намераваном додавању или замени најмање 30 дана унапред путем имејла; објект може уложити приговор из оправданих разлога заштите података у том раздобљу, у којем случају било која страна може раскинути погођену услугу. Сваки подизвршитељ обвезан је обвезама заштите података еквивалентним онима у овом уговору, а Kymiro остаје у потпуности одговоран за њихово извршење.

8. Међународни преноси

Лични подаци похрањују се и обрађују унутар Еуропске уније. У случајевима када подизвршитељ изнимно приступа подацима из треће земље, пренос се темељи на одлуци о примерености или на Стандардним уговорним клаузулама EU уз допунске мере. Kymiro не преноси податке у треће земље на властиту иницијативу без упуте објекта.

9. Помоћ код права испитаника

Гости и особље морају упутити своје захтеве објекту као водитељу обраде. Kymiro помаже објекту одговарајућим техничким и организацијским мерама (Арт. 28(3)(е) GDPR): позадински уред омогућује приступ, исправак и брисање података о сесијама и захтевима, а иматељи рачуна могу сами извести своје податке и обрисати свој рачун. Ако испитаник изравно контактира Kymiro, просљеђујемо захтев објекту без непотребног одгађања и не одговарамо на њега сами.

10. Подршка код Чланака 32 до 36 GDPR-а

Kymiro подржава објект у осигуравању сигурности обраде, у обавештавању о повредама личних података, те у проценама учинка на заштиту података и претходним саветовањима, узимајући у обзир природу обраде и доступне информације. Kymiro обавештава објект о повреди личних података која утиче на његове податке без непотребног одгађања, а најкасније у року од 24 сата од сазнања, укључујући познате чињенице, веројатне посљедице и подузете мере.

11. Брисање и поврат података

На крају главног уговора објект може извести своје податке. Након тога Kymiro брише личне податке обрађене у име објекта у року од 30 дана, осим ако право Уније или државе чланице захтева даљњу похрану. Током трајања уговора, задржавање следи концепт брисања:

• Затворене сесије столова с њиховим захтевима, биљешкама о ставкама и именима гостију: аутоматски се бришу 30 дана након затварања сесије; остају само анонимни дневни укупни износи до 90 дана.
• Захтеви за подршку: бришу се 24 месеца након подношења.
• Записи ревизијског дневника позадинског уреда: бришу се 12 месеци након радње.
• Позивнице за особље: бришу се након што истекну или буду прихваћене.
• Подаци о рачуну и уговору: чувају се за време трајања уговора, затим се бришу подложно законским обвезама чувања (10 година за рачуноводствене евиденције према § 147 AO и § 257 HGB).
• Након брисања рачуна чувамо само псеудонимизирани доказ — датум и верзију прихваћених уговора, рачуноводствене евиденције и сам запис о брисању. Он не садржи име, имејл адресу или број телефона (Арт. 17(3)(б) и (е) GDPR).
• Нерешена правна ствар (отворени рачун, спор, захтев надлежног тела) обуставља брисање онолико дуго колико то ствар захтева; подаци су ограничени, не користе се ни за што друго и бришу се чим се ствар оконча.

12. Документација и ревизије

Kymiro води евиденцију активности обраде које се проводе у име објекта и ставља на располагање све информације потребне за доказивање усклађености с Арт. 28 GDPR. Објект може проверити усклађеност током радног времена, уз разумну најаву, без ометања рада и не више од једном годишње, осим ако постоји специфичан разлог — у правилу путем документације, самоочитовања или цертификата, а само у изнимним случајевима путем инспекције на лицу места.

13. Одговорност и предност

Одговорност следи Арт. 82 GDPR и главни уговор. Тамо где је овај уговор у супротности с другим уговорима између страна, овај уговор превладава у питањима заштите података. Ако поједине одредбе буду неважеће, остатак остаје на снази. На уговор се примењује њемачко право; надлежни суд је у Дüсселдорфу, осим ако обвезно право државе чланице објекта — на пример грчко потрошачко или надзорно право — не предвиђа другачије.